Versie: 19/ 01 /2024
ILvA (Zuid III, Industrielaan 18 te 9320 Aalst) is een opdrachthoudend intergemeentelijk samenwerkingsverband, dat via verschillende manieren instaat voor de huishoudelijke afvalinzameling in deze 15 gemeenten:
Om haar statutaire doelen te kunnen realiseren moet ILvA persoonsgegevens verwerken. Het doet dat als verwerkingsverantwoordelijke en het wenst dat te doen in overeenstemming met zowel de Europese regelgeving als de Belgische wetgeving (de ‘GDPR’ of ‘AVG’).
Middels deze verklaring verduidelijkt hoe deze persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt, hoe lang ze worden bewaard, welke uw rechten zijn, en zo voort.
Heeft u na het lezen van deze verklaring nog vragen omtrent de verwerking van uw persoonsgegevens, dan kan u deze stellen aan de Functionaris voor Gegevensbescherming, via e-mail (privacy@ilva.be) of telefonisch (053/85.85.61).
ILvA verwerkt uw persoonsgegevens enkel:
De 15 bij ILvA aangesloten gemeentebesturen hebben bij uitdrukkelijk gemeenteraadsbesluit beheersoverdracht gedaan aan ILvA voor wat betreft drie doelstellingen:
Daarnaast heeft ILvA een vierde doelstelling (met name de organisatie van de openbare reiniging op het grondgebied zoals daar zijn het vegen van het openbaar domein, het plaatsen, ledigen en onderhouden van afvalkorven, de communicatie inzake openbare reinheid) doch hiervoor is geen beheersoverdracht gebeurd, en zijn de betrokken steden en gemeenten eveneens bevoegd.
De doeleinden waarvoor persoonsgegevens worden verwerkt zijn de volgende:
ILvA verwerkt daarbij de volgende persoonsgegevens:
Indien ILvA de persoonsgegevens niet rechtstreeks en met uw toestemming van u heeft ontvangen, dan heeft het deze verkregen via het Rijksregister en/of lokale bevolkingsregister, dat ILvA met toestemming van het College van Burgemeester en Schepenen en/of machtiging van het Sectoraal Comité van het Rijksregister mag consulteren. Bij vermeende fouten in de verkregen persoonsgegevens kan ILvA deze ook laten nakijken door de gemeentelijke diensten die aan de basis liggen van het bevolkingsregister en/of Rijksregister. Het kan dit ook doen door gebruik te maken van de MAGDA Online toepassingen van de Vlaamse Overheid, waartoe het toegang heeft verkregen. Tevens kan ILvA om zijn taken te kunnen uitvoeren persoonsgegevens vragen aan gezinnen die contact nemen om van een dienstverlening te kunnen gebruik maken. Personen die via deze weg weigeren om persoonsgegevens mee te delen, hebben dat recht, maar kunnen mogelijk niet van alle ILvA-dienstverleningen genieten.
ILvA wenst aan minimale gegevensverwerking te doen. De persoonsgegevens waarover het beschikt moeten toereikend en ter zake dienend zijn en beperkt blijven tot wat noodzakelijk is.
ILvA verwerkt geen persoonsgegevens waaruit het ras, de etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen of het lidmaatschap van een vakbond blijkt, net zoals het geen genetische, biometrische gegevens of gegevens over gezondheid verwerkt of gegevens met betrekking tot iemands seksueel gedrag of seksuele gerichtheid verwerkt.
ILvA doet niet aan zogenoemde profilering of andere geautomatiseerde besluitvorming.
ILvA wenst zorgvuldig om te springen met de strikt noodzakelijke gegevens. Dat betekent dat de ILvA-medewerkers hiermee discreet moeten omspringen, controleren of ze volledig en correct zijn en instaan voor de beveiliging ervan.
Als ILvA beroep doet op een verwerker, dan zorgt het voor contractuele waarborgen betreffende de vertrouwelijke behandeling van persoonsgegevens en het nemen van de gepaste technische en organisatorische beveiligingseisen.
Momenteel werkt ILvA in dit verband samen met de volgende verwerkers:
ILvA wisselt uw gegevens niet uit met een land buiten de Europese Unie of een internationale organisatie.
Via de wetgeving over openbaarheid van bestuur kunnen derden een verzoek om informatie bij ons indienen. Daarbij worden uw gegevens in principe niet vrijgegeven. In elk geval gaat hier altijd een toetsing aan de privacywetgeving aan vooraf.
ILvA zal geen documenten bekend maken als de openbaarmaking afbreuk doet aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (tenzij de betrokkene akkoord gaat en tenzij het milieuzaken betreft. In dat laatste geval zal ILvA de aanvraag afwijzen als blijkt dat het belang van de openbaarheid niet opweegt tegen de bescherming van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, wederom tenzij de betrokkene zijn akkoord verleent.)
Daarnaast heeft u onder de voorwaarden bepaalde in de GDPR recht op overdraagbaarheid van uw gegevens staat (artikel 20 van de GDPR of AVG). Dit betekent dat u onder voorwaarden de mogelijkheid heeft om uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en deze zonder hinder over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke. Voor zover technisch mogelijk, kan u zelfs vragen dat uw gegevens rechtstreeks worden doorgezonden van de oude naar de nieuwe verwerkingsverantwoordelijke.
ILvA bewaart uw gegevens niet langer dan nodig voor de uitvoering van onze taak, rekening houdend met de archiefwetgeving, de wettelijke bewaartermijn en de doeleinden vermeld in artikel 3. Eén van de taken van ILvA is het bijhouden van statistieken en het rapporteren aan de hogere overheid (OVAM). Daarbij worden uw gegevens steeds geanonimiseerd.
ILvA wordt als intergemeentelijk samenwerkingsverband opgericht voor de duur van maximaal 18 jaar, die verlengd kan worden. Houdt ILvA op te bestaan, dan worden de persoonsgegevens waarover het beschikt vernietigd.
Verwerkers mogen uw gegevens niet langer verwerken dan de overeenkomst die ze met ILvA hebben, tenzij ze daar op hun beurt wettelijk toe zijn verplicht.
Eén jaar nadat u verhuisd bent uit het werkingsgebied van ILvA, stopt ILvA met de verwerking van uw persoonsgegevens die betrekking hebben op bezoeken aan het recyclagepark en de huis-aan-huis-inzameling van afval, op voorwaarde dat u geen openstaande schulden of schuldvorderingen meer heeft bij ILvA.
Camerabeelden op de recyclageparken worden maximaal 1 maand bewaard, tenzij de beelden een bijdrage kunnen leveren tot het bewijzen van een misdrijf, van schade, van overlast of het identificeren van een dader, een verstoorder van de openbare orde, een getuige of een slachtoffer. Deze beelden kunnen langer bewaard worden door de lokale politie conform o.a. de wet van 5 augustus 1992 op het politieambt.
Persoonsgegevens verkregen op basis uw toestemming (vb. kentekenplaat) worden niet meer bewaard van zodra u deze toestemming intrekt.
U heeft de volgende rechten volgens de privacywetgeving:
U kunt uw rechten uitoefenen door een verzoek aan ons te richten. Onze contactgegevens vindt u in deze privacyverklaring.
U hebt het recht om tegen de verwerking bij ILvA bezwaar te maken vanwege bijzondere persoonlijke omstandigheden. Daarnaast hebt u de mogelijkheid een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be) of een toezichthoudende autoriteit, met name in de lidstaat waar u gewoonlijk verblijft, u uw werkplek heeft of waar de beweerde inbreuk is begaan, indien u van mening bent dat de verwerking van uw betreffende persoonsgegevens inbreuk maakt op Europese verordening.
ILvA verstuurt verschillende soorten nieuwsbrieven. U ontvangt deze als u hierop inschreef of gekend bent als klant van één van deze diensten. Wenst u een bepaald soort nieuwsbrief niet meer te ontvangen, dan kunt u zich uitschrijven door te klikken op de uitschrijflink onderaan de nieuwsbrief.
Bij de activiteiten die door ons worden ingericht, kunnen er foto’s en sfeerbeelden worden gemaakt. Hiervoor kunnen wij niet altijd uw toestemming vragen. Stel dat u herkenbaar bent op een dergelijke foto of video, dan mag u ILvA vragen om deze te verwijderen. ILvA zal hiervoor het nodige doen. Bij het maken en publiceren van gericht beeldmateriaal zal ILvA eerst om uw toestemming vragen.
Personen die in het kader van een werkrelatie (vb. vrijwilligers, dienstverleners, sollicitanten,…) met ILvA inbreuken vaststellen kunnen die inbreuken melden. Dit kunnen personeelsleden zijn, maar ook andere personen die met ILvA samenwerken (vb. vrijwilligers, dienstverleners, sollicitanten, …). Ook anonieme meldingen zijn mogelijk.
Een inbreuk is een handeling of een nalatigheid die onrechtmatig is of het doel of de toepassing van de regelgeving ondermijnt. Het kan gaan om inbreuken op een regelgeving die op ILvA van toepassing is, die zich feitelijk of mogelijk al heeft voorgedaan of die zeer waarschijnlijk zal plaatsvinden.
Personen die inbreuken willen melden, kunnen terecht bij een veilig meldingskanaal. Bij ILvA zijn dit de twee diensthoofden ‘HR/Legal’, te bereiken via mail (klokkenluiden@ilva.be) of telefonisch (053 85 85 75) of per brief of fysieke ontmoeting (Industrieweg 18 te 9320 Aalst). Een fysieke ontmoeting die binnen een redelijke termijn wordt aangeboden door ILvA. De procedures en systemen die gebruikt worden om meldingen te ontvangen en op te volgen, bieden de nodige garanties inzake vertrouwelijkheid, anonimiteit en kwaliteit van de behandeling.
Enkel de twee diensthoofden hebben toegang tot de identiteit van de melder, de identiteit van de derden die in de melding worden genoemd en de informatie waaruit de identiteit van de melder of van een derde kan blijken.
Meldingen gebeuren bij voorkeur intern. Is de melder van mening dat de inbreuk niet doeltreffend behandeld kan worden, of er een risico op repressailles bestaat, dan kan de melding ook bij het extern meldpunt gemaakt worden:
Vlaamse Ombudsdienst
Leuvenseweg 86 te 1000 Brussel
Tel: 1700
In geen geval wordt een melding behandeld door een persoon die betrokken is of was bij de feiten waarop de melding betrekking heeft.
De melder krijgt ontvangstmelding binnen de zeven dagen nadat het meldingskanaal de melding heeft ontvangen, tenzij de melder zich uitdrukkelijk tegen die ontvangstmelding heeft verzet of het krijgen van ontvangstmelding de bescherming van de identiteit van de melder in gevaar brengt. Binnen de drie maanden na de dag waarop ontvangstmelding werd verstuurd, of als geen ontvangstmelding is gestuurd, binnen de drie maanden nadat de periode van zeven dagen nadat de melding is gedaan is verstreken, informeert het meldingskanaal over de als opvolging geplande of genomen maatregelen en de redenen daarvoor.
Het Bestuursdecreet en de AVG bepalen duidelijk welke persoons- en andere gegevens over de melding en de melder mogen of moeten worden geregistreerd, en geven richtlijnen over de bewaring.
De melder is zowel bij interne als externe melding onbeperkt in de tijd beschermd tegen repressailles. Dit betekent onder meer (maar niet uitsluitend) reputatieschade, vroegtijdige beëindiging van een contract voor levering of diensten, … De melder dient gegronde redenen te hebben gehad om te geloven dat de gemelde informatie op het moment van de melding juist was.